学生档案管理和反馈跟踪的建议

学生档案管理和反馈跟踪的建议

随着被资助学生人数的增加,学生档案管理和后期跟踪反馈工作应当提上一个重要的工作日程了,后期工作烦琐,但至关重要,是对前期工作的肯定,也是对资助人的一个交待.

(1)负责结对工作的志愿者根据走访整理的资料,首先完善结对表的学生资料(地址必须把所在省份/县市/村镇/学校/班级详细写明),然后指导资助人完善资助人的相关资料(需要通信的也要把地址详细写明),资助人必须留下最少一个有效的联系方法,否则不予认捐(现在以前的部分资助人无法联系到,他们已认捐学生的后期款还没着落).

(2)结对工作完成后,档案员必须核查结对表,确保无误再输入网站档案库.档案库的资料必须根据变化及时更新,每学期必须全部更新一次,包括学生受到捐助记录,学生毕业记录.

(3)档案员首先必须跟学校负责老师核实学生的存折是否由老师保管,这点很重要,因为现在发现安徽受助学生的存折都在学生手上,并有学生拿到资助款后因家庭困难而辍学外出打工了(现在已经通知老师全部收回统一保管).为了对资助人负责,对收回存折统一保管不合作者,将通知资助人停止资助.

(4)各区档案员必须在每学期开学前将<受助学生资助款落实反馈表>寄给学校负责老师,督促老师在新学期开学时把资助款取出,按时发放给受助学生,并由学生/学生家长签名确认.负责老师签名,学校盖章后尽快寄回.

(5)各区档案员必须跟负责老师保持联系,发现情况随时反映,更新学生档案.每学期开学时通过电话/电话短信/E-mail/QQ等方式通知资助人资助款的到帐情况,对资助款未到帐的应及时联系资助人,催促资助人汇款.如发现资助人无法联系到或因某种原因放弃继续资助的,应及时整理资料公布在论坛,重新寻找资助人,并更新学生档案.

(6)至于档案员与学校负责老师的联络方式,我觉得各区档案员应该分工合作,由固定的档案员跟踪固定的学生,避免重复/错漏;学校负责老师也由固定的档案员与之联系跟踪,尽量减少老师的负担,也避免多个档案员跟同一个老师联络造成老师的混乱.档案员和老师要就学生写信给资助人一事达成共识,学生每学期至少写1-2封信给资助人.最近催资助人汇款时发现,有的资助人因为收不到学生任何信息,以为已经不用再汇款了;还有的因为一直收不到信,觉得心理不舒服,不想再寄了.(有个资助人要求学生马上写信给他,收到信他也就马上寄钱)

(7)最近有部分资助人要求,能否在每学期开学前约一个月时间,我们的志愿者通知他们寄钱,以免忘记了,耽误孩子的上学.

对于这一点,我想我们应该可以做到的,只是各区档案员辛苦了.但站在资助人立场,他们很多都因为工作/家庭等原因,有时忘记了,也有的连结对表都弄丢了,这两天有三个资助人甚至叫我帮他们查查是否已经寄钱,他们自己觉得好象已经寄了,又好象没寄出.如果我们有一个温馨提醒,资助人肯定会对雏鹰更有信心的,也会带动更多人支持雏鹰.

以上只是个人建议,希望大家把在反馈跟踪中遇到的问题提出来一起讨论,尽量把工作做到最好.

[此贴子已经被作者于2006-10-12 19:24:57编辑过]