档案员培训资料

档案员培训资料

一. 档案员的工作应知应会

一查：核对结对表，把不完善资料进行补充完整（学生信息、收款信息、毕业信息）
二对：和学校进行联系核实，把学生收款情况核对确认后，在数据库进行更新
三催：对学校反馈没有收到款的资料进行筛选整理，和资助人进行联系，督促资助人尽 早汇款

二. 档案员应具备的条件

1) 必须是雏鹰志愿者

2) 熟悉日常办公软件,热心档案管理工作,有一定的上网时间(包括上论坛)和业余时间服务于雏鹰档案工作,必须对档案资料严加保密.

3) 在档案管理工作中,因为要保持跟受助学校/资助人联系,必须要有一定的语言表达能力,而且要保持良好的态度,不可做出有损雏鹰形象的言行(要切记:你说的每一句话,做的每一件事,都是代表着雏鹰整个团队).

4) 成为档案员还要有心理准备,档案工作是很繁琐,很辛苦的,要有耐心/恒心,而且花时间/精力是少不了的,通讯费用也会是一笔不小的开支.

三. 档案员的分工

由于大家都有自己的工作,生活,为尽量减少对各自正常生活的影响,也为了把档案工作做得更好,档案员的工作将尽量细分,将会分为与学校联系的档案员和与资助人联系的档案员,其中与学校联系的档案员,每批次由一人进入档案库更新档案资料,避免人多造成档案的混乱.

四. 档案员的具体工作要求

1) 进入档案库的档案员

1.1 首先接收结对表,并对结对表内容进行细致的核对

1.2 核对无误后,进入档案库,把资料按要求输入档案库

1.3 把学生的资助款到帐,/学生升学/学生辍学等信息及时在备注栏更新.

1.4 进入档案库的档案员,只能更新自己所负责的学生资料,如发现其他档案有误,一定要告知负责该区的档案员去更改,不可擅自修改.

2) 与学校联系的档案员

2.1 收到学生结对表,首先分发给各学校的负责老师,让负责老师把资助人的通信地址告知各学生,并督促学生每学期至少写1-2封信给资助人,增强相互之间的沟通.

2.2 核实学生存折是否都由学校负责老师保管,如发现由学生保管的,应立即收回交由老师统一保管.

2.3 每学期开学前,就要把<受助学生资助款反馈确认表>寄到各学校负责老师手上,开学后督促老师查收资助款,并把资助款交由学生/家长签收.

2.4 督促老师把签收的反馈表签名/盖章后尽快寄回,并扫描贴到论坛各区反馈版块,供资助人查看(一般开学后一个月要寄回).

2.5 应该保持与学校负责老师的的联系,随时了解受助学生的动向,有任何变动应及时反馈到论坛,寻求解决的方法.

2.6 把资助人联系电话/E-mail/QQ号码整理给负责与资助人沟通的档案员(地址不用,另外只提供该档案员所负责的资助人资料).

3) 与资助人联系的档案员

3.1 收到资助人联系资料后建立联系方法(比如加QQ好友,E-mail/电话存储)

3.2 每学期开学前一个月,以电话短信/E-mail等方式提醒资助人汇款(常在线的可以用QQ对话或留言方式联系.如果资助人没有回复短信或留言,就必须电话联系,最后都没法联系到的,必须反馈在本区反馈版,有待下一步的解决.

3.3 每学期开学后,根据学校方面的反馈,把资助款到帐情况及时反馈给资助人,并表示感谢.

3.4 每学期开学后,把学生已升学(升上初中/高中/大学…)的情况反馈给资助人(升学后的学校/班级).对已经完成承诺的资助人表示感谢,并征求其意见是否继续资助该学生;对继续资助的资助人,必须清晰地把学生升学后的学校,所需费用等反映给资助人,并感谢资助人的继续支持.对资助人已经完成资助承诺而又无意继续资助的升学学生,要及时反馈到各区反馈版,以便提交资料给捐助中心,决定是否寻求新的资助人.

3.5 对迟迟未汇款的资助人要跟催到底,对始终无法联系到或资助人确认放弃资助的,要及时反馈到论坛,以便提交资料给捐助中心,及时寻求新的资助人.

3.6 根据资助人的要求,及时与负责学校的档案员联系,了解学生的情况后及时反馈给资助人.

3.7 引导资助人把学生来信贴到论坛各区<学生来信专贴区>,并引导资助人多到论坛了解助学的动向.

五. 负责各区/各批次的档案员必须保持密切联系,互通信息,力求把受助学校/学生/资助人联成一体,融合成一个温馨的大家庭.

六. 建议各档案员之间尽量在网上沟通(包括与经常在线的资助人沟通),在做好工作的前提下,也要保护好自己的钱包,毕竟我们大部分志愿者都是工薪阶层,也有各自的生活.

补充一点:请各档案员随时留意论坛各版块的跟贴和资助人的提问,尽快了解后给予答复.

请各档案员/志愿者跟贴提出更好的建议,务求把档案管理和反馈工作做的更好.

[此贴子已经被作者于2006-11-17 11:44:13编辑过]