06年11月份 西部雏鹰会议内容记录(061124号)

                               会议记录
 
会议时间：2006年11月24日晚上8：00-23：00
 参加人员：偶愚、再见理想、人间过客、徐老四、wonderful、笑笑、心蓝、紫色茉莉、静心、bestar、XiaoZhiKuLe、吴拓邦、胖胖布丁、耀田、清秋

会议内容：

 一、秘书中心需完善，增加几个工作人员，平时有些事务性的事由工作人员来准备。

 二、项目策划中心近期的工作：

 华东区想进行一次小规模走访，在征求意见中，大多支持活动，准备拿出书面的详细策划方案及准备情况，华东的小规模走访目的不是单纯的走访，而是回访、反馈、走访、志愿者联谊并重。策划方面没有多大困难，关键是人员目前不能保证。
 反对意见：现阶段各区的反馈都不太好，不应急于走访新的受助学生，而是有必要帮助档案中心先把反馈做好。

 偶愚(12185)：工作时必须先熟悉我们的工作流程，如果我们不依照程序，我们的后期工作会非常的被动。安徽的走访要做很多工作，学校方面要进行配合，先由当地学校或教育局提出个申请，每个要求走访的学校提交一份申请。内容包括学校概况+联系人员+联系方式+后期承诺。

 为什么要学校提出申请的理由：学校是学生学校期间的监护人，学校有义务帮助学生成长，操作上，很多的组织都基本形成了一个可操作的共识，我们要走出去请进来，其实你们只发现出了问题，最多的抱怨是学校不配合，现阶段发展的瓶颈是反馈问题，能解决好的话，走访多少都没问题，但你们没有去考虑要怎样才能让学校去配合，所以先要从学校上下功夫，我们找上门的，学校当然不以为然。我们成了反客为主，现在我们要把这个倒过来。最近我找到一些组织的负责人请教了一下，他们开始也是这样的问题，问题解决也是容易的，就是第一关：要学校主动。学校其实很想外面去帮他们的学校，能引进外面的帮助学校方面也有成就感，所以第一个环节，就要把学校和我们捆绑起来。我们可以提前告诉学校，我们有意愿帮助他们学校的学生，但他们必须配合我们怎样做，如果不配合，那。。。免谈

  第二步，我们就指导学校怎样去准备文件，给我们正式的提出申请，包括正式安排他们学校后期进行跟踪管理的具体人。这些材料给我们后，我们的项目策划中心对学校方面的资料进行审查，如果审查基本符合我们的走访要求，那么我们就可以制订走访计划，进行活动召集，由捐助管理中心负责组织志愿者分工走访，捐助完成走访工作后，把资料汇总进行公布、认捐，完毕后——把完整的资料给档案中心。档案中心和各学校建立联系，定期的开展电话反馈。

 我们和学校方面要把协议的重要性提上来，凡学校多少次不合作的，造成联系沟通困难的，我们有权通知资助人弃捐，避免我们的公信力受到严重影响，这一点要给学校明确交代，还有要解决前期存在的问题，我给大家一个方法，也是我准备首先在贵州实行，先把个学校的名录列出来，哪些不配合的，哪些学生没有得到反馈的，把清单列出来，交给学校的上级主管部门。如果没有上级主管部门或者主管部门无法继续监管的，我们在当地报纸等媒体发布公开信，做我们最后的努力，这样，可以达到两种效果，第一，我们免责；第二，学校会受到社会舆论的监督和政府的监督，政府会自觉的介入，达到我们所期望的目的。

 既然这些看似问题的问题，解决起来其实也不是那么困难的，我们既然是组织，那么制度是第一性的。有时会因为执行一两个“顽抗”的学校，看似残忍，但我们通过一、二个典型，就会起到示范作用。因为我们的善良是一种大善良，表现的是一种大将之风，而非妇人之仁，不能因为小问题就停滞不前，因噎废食不是我们的作风。

 我们当前要做的是解决问题和推动前进两不误，所以支持安徽的走访。为什么要选择在华东走访一次呢，是有原因的，我们当前华东的志愿者非常的多，热情也很高涨，但许多人没有“小试牛刀”的机会，这是因为环境+时间影响的，志愿者没有参与感，大家就渐渐的失去了兴趣，所以我们一定要制造机会给大家，留住我们华东众多的志愿者。大家参加过活动的就知道，参加过活动的人基本没有离开过我们团队的，所以安徽的活动一定要开展，只是开展的形式一定要规范。
 至于说公开信，我们在方式和措词上是非常的客观婉转的，既让人有压力，又没有表现出压迫。
 就上面两个问题我说了这么多，我把我知道的都告诉大家 ，

 
 三、捐助管理中心的筹建情况及当前需要解决的问题：

 目前加入的志愿者不是很多，人手不够。但有走访活动后会有人进来的，支持小型的走访。
 
 偶愚(12185)：建议捐助管理中心要想办法成立区域组，比如华东走访，捐助管理中心必须有志愿者参与，志愿者可以兼，但我们必须有个准备的提前量。
 心蓝(102282789)
 到时谁负责谁就在走访完后把资料整理出来，传给捐助中心，认捐的工作就就交给捐助中心了
 偶愚(12185) 21:41:42
 比如某些时候走访的资料质量不高，其实这是我们培训没有做到位，大家因为不知道什么样的才达标，每个环节的负责人一定要负责每个中心的衔接。作为负责人，首先应该了解本部门要做什么，应该怎样做，怎样才能做得更好，捐助管理中心和档案中心必须成立若干的地区组，各小组长为该中心，这样分工大家才知道有个主次，业务上有个侧重点。一支有战斗力的部队，他们的战斗部署是非常明晰的。分工很重要，要加快组建自己的队伍，人一定要到位。
 

四 档案管理中心:

 wonderful豌豆(136801162) 21:49:53
 档案组除了内蒙古，每个区都有当地志愿者了，现在靖西人手比较少，笑笑和雪儿都比较忙，大家帮忙发展几个。各区已经开展工作，会尽快把学校名单，联系电话整理出来。
 
 偶愚(12185) 21:51:52
 反馈的事你要立军令状哦，如果学校实在不配合的，我们只能按照开始的办法来操作了。豌豆和笑笑要建立热线电话，特事特办，有问题你们电话上互相通报。档案群都要电话联系
 
 wonderful豌豆(136801162) 21:55:42
 内蒙古很多资助人没汇款，有些人也找不到，内蒙古现在安排了三个人去帮助DIDU
 
     偶愚(12185) 21:56:23
 内蒙古的解决办法：办法还是老办法，无论学生多少 ，必须以学校为单位，和学校建立联系，学校电话找不到的，可以以志愿者身份打114查询当地教育局升学的孩子就请当地志愿者跟 。
 
 wonderful豌豆(136801162) 22:00:18
 内蒙古由海青带两个新人跟进，DIDU没时间。主要是资助人的问题，以前留下的联系方式不是学校的，才会造成这种局面的。有的升学了，那些学生毕业后上的新学校跟本就不知道这些事。
 
 偶愚(12185) 22:07:04
 内蒙古的解决我提议这样，先还是把学生整理出来，分别对号，查清学生所在学校，建立起联系。如果不能联系的，向资助人查询有没有通信联系，没汇款也要和资助人联系，如果他们不资助的，我们继续寻求资助人。
 
     静心(51350322) 21:58:56
 补充反应一点小问题，象湖南涟源这边就出现了五六个学生各单个在一个学校的事，而这些都是初中或高中毕业后进的新学校，所以也没联系电话的，这些怎么办？还有就是有些都是亲友家的联系电话 ，我请都市麦客打了几个电话，可有些却是已停机无法联系。
 偶愚(12185) 22:04:52
 湖南的把名单列出来，把有问题的名单列出来，如果静心不能解决的，给我，我协助你落实，呵呵，相信我有办法解决的。
 湖南的回访有必要，但需要静心多费心。估计外面来支持很难，发动几个就近的去回访。现有4人。不是志愿者的也欢迎参加进来，由静心负责培训新人，参加前把我们网站的教程给大家，参加走访的人手一份资料，让大家知道该怎么做，有个评价标准。
 
 
 陕西档案方面（镇安和紫阳）：
 陕西人手够了，正落实下去，茉莉重点负责紫阳，平时多和豌豆、静心多沟通，这里还有十几个学生的资助款没有到位，最近也没有人寄了。

 

 五、人力中心的组建、和发展规划：

 徐老四(407570702) 22:23:20
 人力是为大家服务的.想征求大家意见,以下一步开展工作.
 1）新人群的接待员，陆续增加中，大家觉得有什么问题?
 2)有没有志愿者沟通不畅的状况，需不需要人力提供志愿者通讯录之类的。志愿者管理团队通讯录整一个出来，有利交流和解决问题
 3)人丁不够，需不需要人力把志愿者列表拿出来,追着pp问.您加入哪个中心？
 4）各中心的人员培训资料，有待人力中心的人员增加后与各中心负责人系统整理,其实现在的帖子陆续整理出来了,很清晰.这一块还算好。
 5）志愿者评估，目前还没有落实, 是不是要劣汰一些?
 6）各地一些潜在志愿者的信息要在人力汇总吗? 不上网的,还是各地具体操作?
 
 偶愚(12185) 22:25:36
 新人群和其他群一样重要，接待员要穿插保证在岗率。
 志愿者管理团队通讯录整一个出来，有利交流和解决问题。志愿者的联系方式由柳负责。柳作为人力中心的特管人员，志愿者资料的审核，由她代替我们操作，资料的提取交给她负责，她比较熟悉操作程序。志愿者评估的工作晚一些做。目前我们还没有一套完整的程序，等评价体系出来才实施。
 潜在志愿者的信息要汇总，这样才能有个掌握，做到心中有数。

 
 六、网络维护中心：

 网站的下一步计划：主要是对外信息发布，对内做在线OA办公系统，主要是一个人忙不过来，只能一部分一部分来。
 偶愚(12185) 22:35:53
 网站要增强功能，最近我们一个志愿者捐出100G空间，把网站平台进一步打造好。尽量要在一个月内推出我们的新站。新站要分两部分，对外发布和对内管理。对内主要对人的管理、志愿者在线情况的管理。格桑花的志愿者管理是当前比较先进的，值得借鉴。
 
 

 七、宣传中心：

 偶愚(12185) 22:41:33
 宣传中心比较复杂，目前在网易、QQ论坛、天涯上等大型站上有我们的宣传，其他一些地方性论坛也在宣传，目前我们只是在论坛上进行。在社区宣传南京方面在策划，不知道进展情况怎样?
 吴拓邦(495515147) 22:44:07
 南京目前主要是柳在联系！联系了新街口的两个社区。天气好转就可以实施了。
 偶愚(12185) 22:45:27
 我们宣传中心的人也不多，要求大家兼职，网络宣传需要大家的。下一步准备制订个宣传计划，天涯有，很容易沉

 七、宣传中心：

 偶愚(12185) 22:41:33
 宣传中心比较复杂，目前在网易、QQ论坛、天涯上等大型站上有我们的宣传，其他一些地方性论坛也在宣传，目前我们只是在论坛上进行。在社区宣传南京方面在策划，不知道进展情况怎样?
 吴拓邦(495515147) 22:44:07
 南京目前主要是柳在联系！联系了新街口的两个社区。天气好转就可以实施了。
 偶愚(12185) 22:45:27
 我们宣传中心的人也不多，要求大家兼职，网络宣传需要大家的。下一步准备制订个宣传计划，天涯有，很容易沉

 

 
 偶愚(12185) 22:46:57
 下面我有几个建议：
 一个是我们准备启动内部募捐，用于宣传和其他公益开支，比如印制给资助人的卡等等。建立募捐办法、财务制度。
 第二个要讲的问题，因为我们现在已经非常的困难，出钱的长期出钱也不是办法，所以在内部建设上要有个行之有效的办法。1）建立募捐办法；2）建立财务制度和执行。大家在内部募捐上有什么办法？如果大家疲劳了，就留到下次吧。
     散会！

                                                        组委会秘书处 清秋整理 06.11.24

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