元旦前档案中心工作重点

本学期已经过去一半多了,但各区的反馈跟踪工作还没有完全到位,除了安徽及其他区少数的反馈表收回并发到论坛外,大部分都没有结果.资助款现时就安徽/广西隆安的已经证实全部到位,所以大家必须抓紧跟催,在元旦前必须把以下反馈工作落实.

(1)                      各区档案员尽快掌握哪些资助款尚未到帐,并尽快催促资助人汇款,催促学校配合查帐;对无法联系或确认放弃继续资助的资助人,要及时整理资料,以便尽快让捐助中心寻找新的资助人.

(2)                      要求受助学校尽快把资助款签领反馈表填好寄回.但要跟学校强调:领取资助款一定要学生本人签名,家长签名一栏,可视当地情况而定,如果离校远或学生寄宿的,可以让家长自己写收款条给老师,到时老师连反馈表一起寄回给志愿者.以确保资助款是到了被资助学生手上.

对三番五次不配合工作的学校,请整理资料出来,我们将跟他们的上级部门反映,必要时让媒体曝光.(这样做只是为了保证学生能继续受到资助,也是迫不得已的办法).

(3)                      各区档案员尽快统计出受助学生升学情况(升入学校/年级,是否在继续受资助);学生辍学情况;资助人完成资助承诺的情况(受助学生是继续升学读书还是已经不在校)……资料必须准确,将根据各区提供的资料更新<慈善之窗>资料,以后<慈善之窗>要公布资料的帖子必须用”档案管理中心”ID发贴/跟贴.

(4)                      各区在确定学生在校情况后,根据本区的分工,把反馈负责人(包括学校/档案员)的具体分工详细列明,公布在<档案管理中心>版(现在已把陕西铁厂的贴上去,大家可以作参考),方便大家以后的工作和查找.资料上学生的年级必须是现在所读年级.

(5)                      目前的档案库因为新的空间无法容纳,所以各区资料要保存好,待新的档案库重建后要重新输入,暂时不需更新档案库资料(资料自己备份).

总的来说,就是元旦前必须把目前资助的学生资料全部理顺,做到心中有数.希望大家互相配合,继续努力.

 

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