会议记录 070112

 会 议 记 录
 
 会议时间：2007年1月12日20：30-22：30
 参加人员：偶愚、阳光使者、再见理想、wonderful豌豆、吴拓邦、柳莺飞翠、清秋、小兵bob、古木丰、笑笑语、阿关、罗丽、布丁、燕草、红叶冷长安、didu、静心、心蓝
 
会议内容：讨论雏鹰相关事务（清秋根据录音整理）

 偶愚：这次增加了几个新的版面，使论坛的内容丰富一点，大家有兴趣的可以参与讨论，对人气有凝聚作用。有不少人申请版主这份工作，烟草也申请了好几个版面块，看看她合适哪一个？还有，新人报到版那块，大家都来说说。
 理想：请柳发表就职感言,呵呵，新人报到版现在是你和阿关做，前几天我看了其他助学网站的新人报到版，比较好，有时间去看看，可以学习借鉴。我们可以把版面作调整，让新人进来更方便，查找更容易。
 柳：好的，和阿关一起做，但最近比较忙，上论坛时间比较少，过这阵子就没问题了。

 阿关：因为我现在上班时没法上QQ了，新人群引导没法做，只能是利用休息时间，所以现在上坛论多一点，就申请新人报到版块。

 理想：现在的问题是很多新人进来了，却不知道该做什么。

 阿关：有个问题：以前那些申请的老的贴子怎么办？就是那些新人来报到后单独开的贴子。

 理想：单贴过一段时间就可以处理掉，锁定或删除，都可以。主要的贴子我们置顶，保留。

 阿关：我的想法，第一，我申请新人报到版，主要还是配合柳把志愿者审核工作、档案管理工作搞好，把人力管理中心的工作做好，柳因为工作的原因，时间不是很充足，我白天在线时间比较多，所以我尽力协助好她；第二，我觉得新人报到版面目前杂贴比较多，需要整理，回头我去做得比较好的论坛看一下，然后提出一个比较合理的方法。

 理想：新人来了这里，要了解我们西部雏鹰的基本程序，申请志愿者也在这里，所以一定要做好。

 阿关：新人版比较靠下，所以有人来了说找不到这个版面，有没有必要调整？

 理想：可以调整。

 阿关：这个可以考虑成熟了再作调整。我们需要增加一些新的东西，让新人更好地了解雏鹰，这样吧，我们先讨论，然后提交组委会。

 理想：小兵申请军事天地版块，有什么想法？

 小兵：我比较喜欢这方面的东西，所以申请参加这个版面了。反正尽量做好了，先丰富一下版面。

 理想：版主要多充实版面内容，论坛上有关于如何做好版主的贴子，可以去看一下。

 小兵：希望大家多多帮助我做好这方面工作。

 理想：相互配合吧。

 偶愚：布丁，ASP进度如何？
 布丁：功能可能不是很好。
 偶愚：论坛还要带博客，功能要很强大，
 布丁：我对ASP不是很了解。
 偶愚：上次问过有一个5G的空间，太贵了。
 布丁：可以新闻发布、图片管理，但别的功能就好象有点麻烦了。
 偶愚：想实现一个强大的功能。
 布丁：可能不行，
 偶愚：另外租用空间，要做相册的，要几个G？
 布丁：只要一两个G差不多了。
 偶愚：我们现在有占了700兆了。
 布丁：应该没那么多吧？
 偶愚：现在太大的图片都控制了，没有让大家发。
 偶愚：你想想，每一个学一个档案，一百个学生是多少兆？
 布丁：有一个办法，把100兆的空间用来存图片，另开一个域名存网址，就是稍微麻烦一点。
 布丁：上传到服务器上，记一个网址，调用就可以了。
 偶愚：那个公司给我们的空间，已经开通10G。实在不行就用那个空间存图片，用1G的地方来做页面。或者把论坛跟网页分开。
 布丁：论坛用ASP？ 我看一下。没试过。
 偶愚：不过我没看到过，我看到他们用的都是新闻发布系统。
 布丁：还是用一个转接。
 偶愚：我们认捐什么都是通过网页的，占空间的是论坛，如果我们论坛一个系统，网页一个系统，这样就可以解决问题了。现在是要重新设置一个域名？
 布丁：不用这样。直接设置二级域名就可以了。
 偶愚：首页设计快不快？
 布丁：快的，现在程序设计差不多了。专题那块程序后台写完了。
 偶愚：志愿者管理系统和认捐系统，写的时候有没有困难？
 布丁：管理系统得以后写，这次没有这个功能，以后加。
 偶愚：我们把现在这MIS系统保留，或者以后转换？
 布丁：现在档案系统还没仔细看，不了解数据库，或者以后移植过去。
 偶愚：我看现在这数据库不是很好，新的从走访、认捐、发布到操作到归档到管理、后台打印，有问题吗？
 布丁：我觉得应该没有问题
 偶愚：我们新的首页还是原来的首页，进入后就是新闻发布系统，再接一个论坛。
 布丁：如果不需要更新，我把页面抓过来改改就可以了。
 偶愚：是的，你下载修改就可以了
 偶愚：好的，我告诉你FTP密码，从空间下载下来就直接用吧。我觉得我们的系统虽然目前还是比较先进，但还有缺陷，我们要从技术上更完善。
 布丁：哪方面？
 偶愚：比如说志愿者管理方面不是很好。我们所需要的功能：一是志愿者信息——相片、地址、联系方式、身份证号码等，身份证号码是为了有个相应的保障，比如说参加活动等等，现在我们都是在网络上进行各项工作，而网络是比较虚拟的，不能不对此有所顾虑；二、新闻发布系统有一个专栏，用于表彰有突出贡献的志愿者。
 布丁：不能依赖身份证，因为无从考证。
 偶愚：关于身份证以后再讨论；
 布丁：只要增加一个栏目就可以了。
 偶愚：好的，就按照你的思路去做吧。理想，下面你把新人问题说完。

 理想：新人问题基本可以解决，就是版面适当调整些。志愿者准入条件，论坛上已经有了，以后都应该有所限制。
 柳：到时候按照新的规则办理就是了。
 阿关：燕草，说说你这个新斑竹的想法吧。
 燕草：我该说些什么？
 偶愚：燕草，你想申请哪个？
 燕草：好几个。
 偶愚：好几个？你确定想做哪一个？其实你做哪一个都能做得很好。
 燕草：我看一下。西部画廊吧？
 偶愚：人间时间不充裕，可以把他更换了。
 BOB：古木丰申请了休闲版的。
 阿关：[让我感动]分版,zylove申请了.但是他今晚没来
 理想：下面请豌豆讲讲。

 豌豆：湄潭有些资料还没有反馈到。联系人比较忙，所以不能尽快跟进。

 理想：联系人如果确实不能跟上，可以放掉，可以用其他地方的志愿者，没必要非得用本地的。

 豌豆：做反馈确实不必非是本地的。如果换其他地方的也可以，否则老是这样没有进展，也不是办法。我觉得有一两个本地的就可以，一般情况下是电话联系。本地的没时间搞，拖到现在，差不多半个月了，只不过是整理一下，都没把资料交出来。还有，麻烦大家去看一下资料，很多资助款没到，如果你们认识资助人，可以催一下，如果现在搞不好，下学期更麻烦。小兵是湄潭的，可是时间不稳定，也不行啊。

 理想：小兵，看一下湄潭联系方面，能否接手。

豌豆：先到档案管理中心看一下，明白工作流程，了解下要哪些工作要处理的，再跟我交流。有空看资料，都很详细清楚。其实好多志愿者主要是时间问题，现在很多人都是半个月不来一次，根本联系不上。
 理想：好久都见不到的那些人，就换掉。换有时间的人来做。

 豌豆：做这个工作要有足够的细心和耐心，要坚持不懈地跟学校和志愿者联系。大部分学校很配合。但也有很多学校不知道要反馈。还有，有时候我们跟资助人联系，他说在资助另外一些人，可我们一直不知道，缺乏沟通。

 理想：现在确实有老师直接跟资助人联系的问题。

 豌豆：我觉得应该先跟我们联系，然后我们跟资助人联系。档案中心要求大家互相沟通，跟学校和老师讲清楚要做什么工作，现在他们都不是很清楚。

 理想：组委会秘书处有申请流程图，大家去看一下，有问题就跟贴，以便我们作适当调整。一周后，如果没问题，就按这个程序来做。

 豌豆：小兵去档案中心，看看《档案员培训资料》，如果有不明白的，跟我交流。

 小兵：我上网时间比较稳定，如果需要我弄资料的话我可以帮忙的。要联系学校吗？现在一时我也不知道具体要做什么，我基本每天都能上，但是如果要出去跑的话可能就不一定能去了，因为要上班的缘故。豌豆，现在是缺与学校联系的档案员还是与支助人联系的档案员？

 豌豆：缺与学校联系的人。资助人每学期汇款后，学生要签名签收，学校要盖章，然后寄过来给我们。我们要告诉他们应该做什么，然后跟踪他们的资助款有没有发放到学生手里，然后反馈到论坛上。我一般在线，有什么事就在QQ上交流。一般情况下不需要去学校，只是电话联系，如果有问题才去学校调查。

 豌豆：如果过年前资助款还是没弄清，怎么办？
 理想： 主要是湖南那边，其他都能联系。
 豌豆：现在是湖南，还有贵州一部分，他们都还没有反馈。
 豌豆：湄潭资助款已经到，反馈表没来。
 理想：我们上次讨论过的审核资料，走访回来把学生名单、联系方式、走访负责人、负责人电话转到档案中心，有学校联系方式，我们可以找负责人，志愿者没时间来，我们可以马上更换人。
 豌豆：过年时再做调整。
 理想：现在马上调整。一直处于调整状态，换来换去，事情就停滞不前。
 豌豆：这么长时间，还没搞清楚，不能再拖了。
 理想：申请档案员时，需要有要求，不行的话不能加。
 豌豆：申请后我都跟他们聊过，只是现在都说是年底比较忙，没办法。其实我们现在做了，到年底基本没什么事情了，人手其实已经够了。
 理想：关于内部设立帐户的问题。
 偶愚：这个问题比较麻烦。
 理想：我觉得志愿者内部应该没问题。
 偶愚：我对这个了解不是很多，我们现在是通过网站来让大家认知、了解西部雏鹰。等新的网站出来，可以解决这个问题，以后开个平台出来，管理上确实没问题，主要是怕做得不好，我有个朋友对财务制度非常熟悉，给了我一些专业意见，他认识我们应该慎重，其实我们做的是信誉和社会公信力，一旦出现失误，马上就会损害到我们的形象。有些东西还得慢慢来。
 后期跟踪其实很辛苦，时间确实紧，比较忙，存在一些问题，我们想一些办法，有好的见解写出来，大家看看。
 有些资助人认捐后就不见了，其实不是跑了，而是忘记了，这就需要我们跟他们联系。有些是号码变了，比如日本那个学生，回到苏州，就跟我要学生的电话，说要继续认捐，后来她跟那学生联系上了。有人说没收到他的钱，其实如果他没有兴趣，根本不可能继续联系学生的。
 理想：上次电脑丢了，资料没了，想重新开展认捐好象不可能，很麻烦。
 偶愚：内蒙古的是小米给的资料，小米很久没来了。
 新人群方面，阿关没时间，小吴要把这个接上来。再找个在线时间长一点、技术操作方面比较熟练的。这个需要有很多的耐心，重复一个问题，每天要回答很多遍，确实不容易，还需要对雏鹰有很高的了解程度。有些群没人，基本上他是每个群都在。大家推荐一下。
 吴托邦：我公司里下星期部门解散，去南京或福建做项目，还没定。
 偶愚：燕草，有空没？我发现她在群里的时间蛮多的，不知道她愿意不。还有九月。
 阿关：燕草公司不同意员工上QQ的。
 理想：古丰木怎么样？
 偶愚：小鱼游荡也不错。
 理想：主要是新人报到版要做好。
 偶愚：小吴，以前阿关基本上是每个群都在，新人群满了，就把人分布到各个群，这样就把新人群腾出来了。
好了，十点半了，如果没有问题，会议就到这儿吧。散会