档案组会议记录（20070117）

雏鹰档案组会议

（2007年1月17日）

 

 

一、会议时间：2007年1月17日晚20：30-22：30

二、与会人员：豌豆、再见理想、清秋、阳光使者、纤云弄巧、bestar、萤火虫、易水寒、

梦江南、茉莉、小火柴、自在、海青、笑笑语、简单快乐、时叶子、木水、

zlove、快乐崇拜、didu、chloe、loulou、长安一声笑、绿爻(蝶)、云深

三、会议内容：（清秋根据录音整理）

 

豌豆：今天我们讨论的议题有：一是资助人联系一览表还有些人没有完成，二是反馈表的问题，三是通知资助人汇款的问题，四是没有时间参与助学的档案员怎么解决的问题，今天晚上都要讨论到。关于档案员的工作，我发现很多档案员都没有到相关版块，比如反馈版和档案中心、慈善中心去看贴和回贴，这是我们档案员的工作地点，应该常去看看。

关于资助人一览表，还缺内蒙古、贵州和陕西的，四川、广西、湖南、安徽的已经交了。有什么问题，可以在论坛上发出来，我们一起想办法解决。因为我们整理了资助人的资料，在春节前要寄贺卡，要把学生的在读情况整理出来，汇报给他们，要花很多时间的。资助学生反馈一览表还有很多人没有发上来，档案中心有一个贴专门发这个，这个月一定要交上来，然后按地区发到每个版面。现在我们设想把每个档案员的联系电话和QQ公布出来，资助人有什么问题可以直接找档案员。有没有人不可以公开电话？QQ？可以讲出来。如果不同意的讲一下，不反对的就算同意。

反馈表资料现在还差陕西紫阳、湄潭和绥阳的，联系表一定要发到反馈版，每学期要更新。两个问题大家都清楚了吧？

茉莉，你们那个联系表分开两部分发就可以了，联系表没有写上云深和自在负责跟踪哪些学生的，一定要重新整理一下，补充上去。

茉莉：我没办法发上去啊

豌豆：你的表格可以发到档案中心，跟贴上去，分两部分发就可以了。

茉莉：表早就做好了，云深和自在的也加上了。我把表格分了六部分，都没办法发。是不是我的权限不够？

豌豆：你的权限比他们还大。

茉莉：这个档案工作我不知道具体该怎么做，我以为只做紫阳的，所以其他的没有管。

豌豆：紫阳的也没有反馈好，还有一个人的资助款到了没有？

茉莉：我已经补充上去已经到了。在“陕西资助”“已经汇款”中。

豌豆：你应该在“档案中心”中修改，不能天天挂着，不去核对、回馈，否则我得去各个版面追着，你得在后面跟贴，然后我就知道该怎么改了。

茉莉：我去修改了几次都是错误的。

豌豆：你只要在后面跟贴就可以了。不需要在原贴上修改。反馈表收回了吗？

茉莉：好的。反馈表中有一个情况，就是高中的，大家考虑一下，高中的这学期资助款已经到了，我交给学校团委书记的，由于开学已经过了，没有报名，团委书记说把钱放到下学期，一中的只有高中生没有发。

豌豆：资助款早就收到，为什么不发？

茉莉：学校老师说每学期要1500多，现在中途发了，下学期报名又没钱。

豌豆：茉莉，我们要求每个学期发到学生，先把学校要求交的部分交完了，其余的给学生，不能凑到几个学期才发一次，我们要跟资助人交待。是不是每个资助人都同意？

茉莉：高中的已经跟资助人说了，他们基本都同意，只有一个没联系上。

豌豆：你该跟我们讲一下的。

茉莉：我跟蝶说了一下，她说怎么科学合理怎么做，学生家长也同意。

豌豆：我们要考虑我们的问题和资助人的问题，如果不是按常规的我们要讨论一下，否则资助人问到的话我们不知道怎么回事。

茉莉：因为资助款到时已经是11月，学生报名时间已经过了。

豌豆：我知道报名已经过了，但每个学期的资助款要搞清楚。还有，你们觉得有特殊情况，一定要讲清楚，我们要按我们的情况跟人家解释，我们得按规矩办事。

茉莉：我一般都跟蝶讨论。

豌豆：你自己就是负责人。你负责这部分，就尽快把情况弄清楚。否则我没办法搞清楚你那里的情况。

茉莉：其他的都发了，反馈表发上去了，只有一中的比较特殊。

豌豆：我觉得还是按规矩来做，反馈表啊，发放款啊，应该有个统一的做法。有些资助人一次性汇两学期的话，应该分两次发放。

茉莉：是的，我就是这样做的。

豌豆：可是你发一部分留一部分

茉莉：只有一中的吧。

豌豆：这个情况慢慢再说。资助人联络表请尽快给清秋。

茉莉：资助人联络表我已经做好了，可我的U盘借去了，没给呢。

豌豆：这个问题我要重申，有些资助人一次性汇两学期的话，应该分两次发放，而不是一次性发完了，这点一定要跟老师沟通好。大家明白了吧？资助人联系表和反馈联系人一览表本月底一定要做完。还有就是期末了，很多学校都放假了，关于下学期的资助款，我们要先了解各学校的开学时间，然后尽快通知资助人，请他们三月之前一定要汇到。

茉莉：我们陕西是三月份开学。已经有两个资助人把款子寄来了。

豌豆：陕西、广西、安徽都是三月份。负责跟资助人联系的档案员二月份联系资助人，三月份跟学校老师联系去查帐。

叶子：现在通知可以吗？

豌豆：就是通知早了，他们反而容易忘记，现在通知太早了。

下学期反馈表的问题，现在都有统一规格，大家在开学前寄到学校去，下学期反馈表把现在所读年级和上学期所读年级一定要填写正确，便于核对。慈善之窗那边学生姓名、编号都有问题，信息都是错误的，请大家去核对一下。

小火柴，资助人联系表、负责人反馈表你都做好了吗？反馈人一览表做好了吗？请尽快发上去。下个月要把反馈表寄出去。我们要强调学校把学生下学期所在年级填写清楚，回来后重新核对。还有档案中心已经建立这么久，你们好象很少到档案中心和回访反馈、慈善之窗去看贴，你们应该经常去看新的问题和资料，去看看资助人发贴提的问题，了解情况。档案中心很多资料你们没有回贴，你们应该了解情况，然后跟资助人沟通，平时你们好象没什么问题，做的时候却有很多问题出来。

理想：开学前由我们寄回材料，要求学校建立一个学校负责反馈的联系人，然后把反馈要求和反馈表格之类的资料寄给每一所学校，因为现在有大部分学校不知道该反馈些什么，该做些什么，所以要确定一个学校的联系人，负责我们跟学校的沟通。我们给学校一份合约，由校长签名，盖章后寄回来，以便有一定的约束力。开学前档案员必须跟所有资助人电话联系，要求开学前他们汇款。如果超过一个星期后还没有汇款，我们就中止他的资助，因为学校离银行太远，老师几天跑一次银行，太麻烦，甚至会影响工作，有些学校上银行得到县城，很不方便。

还有就是这学期无法确认有些资助款是否收到的，我们就通知资助人不要汇款了，终止资助。从下学期开始，到帐和反馈工作要做好，没有收到学校反馈的，就终止对这个学校的资助。因为无法确认，我们就无法对资助人负责。

我们要尽最大努力做好回访工作，主要是到学校确认学生帐户，用相机拍下来，看这个资助人汇到了多少钱，看看帐户跟我们汇总的数字是否有差别。

关于辍学的学生，由老师跟档案员联系，今后我们开展走访之前，必须先确定学校方面的联系人，没人联系人就不必走访，因为我们跟不上，就没法跟资助人交待，一般情况下学校是会配合我们的。还有，一些六年级升学的学生，有些是在本校升学，有些是转到镇里县里的中学，这个帐户转接问题，资料里也得有详细的记载。

萤火虫：在学校可否发展志愿者？

理想：萤火虫问在学校可否发展志愿者，我们资助人学校一般都没办法上网，只能做我们的校方联系人，所以会比较困难。

资助款得有学生签名、班主任签名、负责老师的老师签名，因为家长签名的话不太容易。而且有些家长不会写字。

学生负责老师只能发放一个学期的。辍学的话退回给资助人。有些资助人一次性寄来，那就得跟老师说清楚，只能一个一个学期给，档案员要作记录，每个资助人的到帐，新学期重新核对

豌豆：现在有些资助人在汇款了，你们每个区负责的搞一个表格上去，有学生编号、姓名、资助人姓名、汇款金额、收款金额，再写个备注，经常更新，这样一目了然，不用一个个去查了。

理想：档案中心的反馈版上作一个固定的格式，大家去看一下。有些学生辍学了，但资助人汇了一年的款，我们就要问资助人，是更换资助对象还是退款。如果是更换，就另找一名学生。

关于对档案员工作的要求，我们会有贴子贴到档案管理中心，你们去看看能否做到，没办法的话可以提出辞职，交接给其他档案员。但档案员更换频繁，会影响雏鹰的日常工作。

豌豆：平时大家工作都很忙，时间有限，工作很忙的话可以提出退出档案工作。给大家两天时间考虑，如果要做下去的话，就要用心去做。这个学期的档案工作拖延太久，效果很差。下学期的工作会有时间限制，不反馈的就取消档案员资格。希望大家在不影响工作和生活的情况下做好雏鹰的工作。

理想：档案组讨论一下存在什么问题，现在反馈工作非常重要，这是一个保证，因为我们现在很被动，原因就是前期工作没做好，雏鹰的流程需要完善。以后走访，我们会有各式各样的要求。现在工作做好，以后的反馈就很容易。档案员负责联系资助人、联系学校的老师，就是开学这段时间事情比较多一点。还有是联系学校方面的档案员，要盯住老师，叫学生给资助人写信，我们在考虑由雏鹰先寄一封信给资助人，然后给学生回信的信封邮票，学生寄信就简单了。

茉莉：刚才我已经把反馈表传上去了。

豌豆：不要发到慈善之窗了，要发到档案中心。你重新发一次吧。还有那个联系资助人，怎么是两个人同时负责？

茉莉：资助人走访哪个地方就让他负责哪个地方。

豌豆：我觉得不妥，两个档案员负责通知资助人，会引起重复。

快乐崇拜：这次跟踪的工作，我这两天比较忙，所以没时间来。所以刚才茉莉说两个人一起跟，我觉得不是完全不行，有时候可以灵活处理。

豌豆：这样做怕资助人会有错觉。

一个人比较忙不去跟，就会出现问题。

豌豆：一个太忙没时间，可以让另一个人帮忙做。就是怕到时候两个人一起做会引起混乱和重复。两个人负责同一部分，会给资助人造成困扰。方便大家联系，另一方面给资助人方便，他找档案员只要找一个，不必同时找两个。

快乐：关于档案组的信息，在群里发的，有时候时间不对，我就收不到，比如通知开会等

豌豆：我用QQ通知了，不上QQ的我用手机短信通知了，有谁没收到？

快乐：也不是每一次都需要用手机通知，只是我有时候半个月一星期不上QQ，可能就收不到了。我有个建议，就是每次开学前给学校寄档案表时，可以根据回访反馈学生的人数，给他们寄去相应的信封和邮票。很多人反映说要孩子写信，虽然不是很贵，但我们寄过去更方便一些。

豌豆：可以啊，跟反馈表一起寄。

下面讲讲资助款的问题，资助款全部到位的有隆安、安徽、四川三个地方。湖南、绥阳的情况如何？紫阳还有一个学生没到，现在怎么样了？银生文的资助款已经到了吧？紫阳的已经到了，镇安的情况呢？靖西成功俱乐部还有三个学生的款子没到。

还有五个学校没落实的要追一下。海青和萤火虫，内蒙古学校那边情况怎样？很多没到帐。两个12月分寄钱的，有没有收到？星星草和理想的。要追一下。段薇的那个资助人有没有找到？海青，你核对一下档案中心的资料，看哪些是没到的。你跟萤火虫哪个通知资助人汇款？要分工一下。DIDU天天在工地，没时间了。你负责安徽的资助人也要通知，来得及吗？

理想：湖南的这个学期没办法联系到的就通知资助人停止资助，不要再汇款。

豌豆：上次静心说还有一个学校没有寄回来，在等。不来的话就作调整，该放弃的就放弃吧。联系不到也不是办法。

易水寒：李会的学校本身不太好联系。

豌豆：现在贵州有学生的存折丢失了，老师说重新立了个新的存折，让汇到新的存折上。我们不清楚这个事情，现在我们得跟学校说清楚，学生有任何变动，应该先跟我们联系，然后跟资助人说明。

易水寒：现在学生辍学了，学校不告诉我们，把资助款用于别的学生。

豌豆：这种情况是不允许的。资助人会以为我们同意资助另外的学生的。学校必须先跟我们联系，而不是先跟资助人联系。我们要跟学校沟通，把这点跟学校强调一下。以后绝不允许发生类似的事情。

易水寒：刚才讲的事情，学生辍学或毕业，我要求所有受到资助的学生的情况给我们寄过来。

豌豆：你明确地跟学校领导讲，把那个老师换掉，不能再出现这种情况，否则就取消资助。

易水寒：开学之后才能跟学校讲，这是必须要做的，这样才能给资助人一个交待。

豌豆：两个学生的资助款已寄出，请跟一下。

豌豆：阳光，你们那里问题最多。资助款没到，也没跟资助人联系。

阳光： 我都非常无奈，情况跟他们说得很清楚。

豌豆：现在学校都放假了，能不能联系到老师？

阳光：可以联系到，不过他们都回家了。

豌豆：是户口不能开吗？

阳光：不是不能开。是得等下学期。

豌豆：有固定的老师联系吗？

阳光：没有。我们回访时跟他说必须有固定老师联系的。

豌豆：这两天你先整理一下，有哪些是无法反馈的。跟叮咚联系过吗？

阳光：没有联系叮咚。

豌豆：你得先跟叮咚联系，让她把资料给你，这样你可以知道具体的情况。哪些要停止的，哪些要重新结对的，这几天我们要搞清楚。哪些学校没有反馈？

阳光：整体没有反馈。

豌豆：把没有反馈的学校给我。再做也没意思，放假了。有些没有汇款的，追一下资助人。

阳光：已经追了。

豌豆：通知资助人，把资助款已经寄出的写清楚，没有继续资助的也写清楚。你负责的学生很多，有60多个，下学期的通知资助人有没有问题？其他的都只有二三十个，就你的比较多。

阳光：是觉得联系资助人太多了。

豌豆：把资助款的问题整理出来，把资助人的联系方式整理出来，我另外安排人联系。

茉莉：我现在想，高中的资助款我明天就可以去学校问，发放给学生还是家长？

豌豆：不可能一个个把家长叫到学校吧。没必要给家长，只要学生签名就可以了。

茉莉：高中的资助款比较多，交给学生好象不放心。一期500元呢，有些人甚至寄了800元。

豌豆：有没有注明800都给学生？

茉莉：我觉得老师的建议很对。老师说下学期开学报名，高中的学费、书费、食宿费、学杂费，要1500元左右，所以这学期的就没有发。全部都在团委书记那里。校长也和我商量了一下。

豌豆：高中全部没有发就留到下学期交到学校。

茉莉：已经给资助人讲清楚了。

豌豆：两学期一起发。下学期一起交给学校，不用交到学生手上。

茉莉：这学期的反馈表就不用写了，到下学期一起说明。有些家长远得很，来一次学校特别不容易。

豌豆：交了费后学生一定要签名，两个学期的一起反馈，发到网上。

茉莉：以后就可以这样做了。还有就是我的表，我在陕西反馈里发了。在档案中心不能发，一次只能发一个学生的。

豌豆：你发到档案中心，以后档案中心再统一发到反馈版。你先发到档案中心，发不上去就给蝶，让她发吧。

蝶：我有一个关于论坛的问题。每次走访后的资料请大家发布的时候打上水印。我发现现在发的学生资料很多没水印

理想：好的。

豌豆：如果没什么问题，会议到此结束。希望大家今后多多到论坛看贴回贴。各位晚安！